Microsoft Excel Tips and Tricks: การป้องกันการคีย์ค่าซ้ำ

บางข้อมูลอาจจำเป็นต้องจัดเก็บไว้เพียง Record เดียวเท่านั้น หากเราไม่ป้องกันการคีย์ค่าซ้ำไว้ จะเสียเวลามาตรวจสอบเสมอว่ามีค่าที่กำลังบันทึกอยู่แล้วหรือไม่ แต่ถ้ากำหนดได้ว่าถ้าซ้ำแล้วให้มีข้อความเตือน จะทำให้ประหยัดเวลาในการตรวจสอบได้มาก

ยกตัวอย่างต้องการป้องกันการคีย์ค่าซ้ำในเซลล์ A2:A20

เราสามารถป้องกันการคีย์ค่าซ้ำได้ดังนี้

1. คลุมช่วงข้อมูลที่ต้องคีย์ เช่น A2:A20


2. เข้าเมนู Data เลือก Validation


3. เลือกแถบ Settings


4. ที่ Allow เลือก Custom


5. ที่ Formula box คีย์สูตร


6. =COUNTIF($A$2:$A$20,A2)=1


7. เลือกแถบ Error Alert


8. ตรง Title box กรอก "คีย์รายการซ้ำ"


9. ในช่อง Error message box กรอก "ค่าที่คุณกรอกมีอยู่แล้ว"


10. OK

ทดลองคีย์ค่าใด ๆ และทดลองคีย์ค่าซ้ำกัน สังเกตดูผล